SAPL - Câmara Municipal de Califórnia

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Regulamenta o uso de Assinatura Eletrônica em documentos público integrantes de processos eletrônicos, nas diversas áreas desta Câmara do Município de Califórnia/PR e dá outras providências.

Carlos Eduardo krupniski Gasparetto, Presidente da Câmara do Município de Califórnia/PR, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Constituição Federal e pela Lei Orgânica do Município, ainda, com base na Medida Provisória nº 2.200-2 de 24 de agosto de 2001, na Lei Federal nº 12.682/2012, na Lei Federal nº 14.063/2020 e na Lei Federal nº 14.129/2021,

Considerando que, de acordo com o artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, documentos eletrônicos assinados digitalmente com certificados emitidos pela ICP-Brasil têm a mesma validade jurídica que documentos em papel com assinaturas manuscritas;

Considerando que a Lei Federal nº 14.063/2020, estabeleceu novas formas de assinaturas eletrônicas em comunicações com os entes públicos;

Considerando a necessidade de disciplinar os procedimentos inerentes ao uso de assinaturas eletrônicas no âmbito do Município de Califórnia;

Considerando os estudos e os pareceres constantes do processo do Tribunal de Contas da União TC 023.402/2009-1, que trata da validade jurídica dos documentos eletrônicos;

Considerando, o Decreto Federal nº 10.540, de 5 de novembro de 2020, que estabelece o padrão mínimo de qualidade do Sistema único e Integrado de Execução Orçamentária, Administração Financeira e Controle – SIAFIC;

Considerando a necessidade de estabelecer padrão mínimo exigido para assinatura eletrônica em documentos e transações internas e externas em interação entre órgãos da Administração Municipal e entre essa e particulares,

DECRETA:

Art. 1º.

Fica autorizado no âmbito da Câmara do Município de Califórnia/PR, a gestão documental via processo eletrônico, bem como o uso de assinatura eletrônica, de modo a garantir a autenticidade, a integralidade e a validade jurídica de forma eletrônica, sempre observando as implantações de acordo com as tecnologias previstas na Medida Provisória 2.200-2/2001 e nas Leis Federais nº 12.682/2012, 14.063/2020 e 14.129/2021.

Parágrafo único

A aplicação das ferramentas previstas nessa legislação poderá ser efetuada em todos os documentos públicos que integram processos nas áreas: administrativa, jurídica, contábil, orçamentária, financeira, patrimonial, almoxarifado, compras e licitações, recursos humanos, prestação de contas, controle interno e tributação.

Art. 2º.

Para os efeitos deste Decreto, entende-se por:

I –

Usuário interno: Autoridade ou servidor ativo da Câmara do Município de Califórnia/PR que tenha acesso, de forma autorizada, a informações e documentos produzidos ou custodiados pela Câmara do Município de Califórnia/PR, bem como outros a que se reconhecer acesso às funcionalidades internas de sistema de processamento em meio eletrônico, tais como estagiários e prestadores de serviços;

II –

Usuário Externo: cidadãos em geral, agentes públicos representantes de outras esferas de governo que necessitem integrar algum processo através de algum documento e agentes públicos ativos do Poder Executivo que tenham acesso, de forma autorizada, à informações e documentos produzidos ou custodiados pelo órgão e/ou que executem fases de processos que são executados em conjunto pelos dois órgãos;

III –

Assinatura Eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoca com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura, podendo ser classificada em simples, avançada e qualificada, sendo seu acesso via login, com usuário e senha;

IV –

Assinatura Eletrônica Simples: é a assinatura que permite identificar o seu signatário, e anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário, com utilização de login e senha;

V –

Assinatura Eletrônica Avançada: utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, nos termos do §2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001;

VI –

Assinatura Eletrônica Qualificada: é a assinatura com uso de certificado digital, nos termos do §1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001;

VII –

Documento Eletrônico: Documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, podendo ser um simples arquivo sem assinatura, documentos nato-digitais e aqueles resultantes de digitalização;

VIII –

Documento Híbrido: documento digitalizado que contêm assinaturas físicas (de próprio punho) e assinaturas digitais;

IX –

Documento Digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

Art. 3º.

O objetivo do presente decreto, é a eliminação gradual da utilização de papel na rotina administrativa do Poder Legislativo Municipal, visando:

I –

a transparência e otimização da rotina e dos processos administrativos;

II –

a facilitação de acesso dos usuário aos serviços públicos fornecidos e postos à disposição dos cidadãos;

III –

a celeridade dos processos administrativos em geral;

IV –

o controle dos atos administrativos;

V –

a protocolização de todo tipo de requerimento, pelo cidadão, de qualquer local, através de aparelhos eletrônicos como celular, computador, tablet e outros, sem a necessidade de deslocamento até o órgão público;

VI –

o acompanhamento dos requerimentos formulados pelo próprio cidadão;

VII –

a economicidade;

VIII –

a eficiência;

IX –

a sustentabilidade;

X –

a publicidade dos atos administrativos;

XI –

a impessoabilidade; e

XII –

a moralidade administrativa.

Parágrafo único

O cidadão que tenha dificuldade de acesso e utilização ao “Protocolo Web”, terá à sua disposição agente público ou setor específico destinado a dar início ao processo, bem como à orientação quanto à utilização do sistema e suas funcionalidades.

Art. 4º.

Dependendo da natureza, os processos poderão ser produzidos, assinados, organizados e arquivados eletronicamente de forma integral ou parcial quando precisar manter sua estrutura mista em decorrência de existência de documentos que necessitam existir fisicamente, dependendo de cada caso.

Art. 5º.

Poderão integrar os processos eletrônicos, documentos eletrônicos resultantes ou não de digitalização de documentos físicos.

Art. 6º.

A assinatura eletrônica, da mesma forma como ocorre com a de próprio punho, não exime o agente público da análise prévia e conferência do processo ou documento que será assinado por ele.

Art. 7º.

Os documentos eletrônicos produzidos pelo Poder Legislativo terão o mesmo valor probatório do documento original/físico, para todos os fins de direito e terão garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas nos termos da lei, mediante utilização de assinatura eletrônica.

§ 1º

O uso de assinaturas eletrônicas é obrigatória para os documentos produzidos em meio eletrônico, para autenticação de documento eletrônico resultante de digitalização e para outros procedimentos que necessitem de comprovação de autoria e integridade em ambiente externo do órgão, sendo permitida a aposição de mais de uma assinatura digital a um mesmo documento.

§ 2º

Os documentos poderão ser produzidos em papel e assinados de próprio punho pela pessoa competente, podendo a versão assinada ser digitalizada, de forma a manter a integridade, a autenticidade com o emprego de assinatura eletrônica.

§ 3º

Quando necessária a impressão física dos documentos assinados eletronicamente, estes deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente, se houver.

§ 4º

Os documentos gerados e assinados digitalmente cuja existência ocorra somente em meio digital devem ser armazenados de forma a protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

§ 5º

Os servidores ativos autorizados poderão certificar/autenticar documentos eletrônicos oriundos da digitalização, quando solicitado, mediante uso da assinatura eletrônica descrita no caput deste artigo.

Art. 8º.

Poderá ser utilizado e efetivadas as assinaturas eletrônicas nos seguintes documentos no âmbito do Poder Legislativo:

I –

Atos processuais;

II –

Processos licitatórios na íntegra, contratos e aditivos;

III –

Atos administrativos;

IV –

Atas;

V –

Pareceres;

VI –

Despachos;

VII –

Requerimentos;

VIII –

Solicitação;

IX –

Empenhos;

X –

Liquidação;

XI –

Ordem de pagamento;

XII –

Anulação de empenho;

XIII –

Anulação de liquidação;

XIV –

Anulação de ordem de pagamento;

XV –

Lançamentos contábeis;

XVI –

Ordens de compra;

XVII –

Autorização de fornecimento;

XVIII –

Demonstrativos contábeis;

XIX –

Demonstrativos orçamentários;

XX –

Demonstrativos financeiros;

XXI –

Demonstrativos patrimoniais;

XXII –

Demonstrativos de almoxarifado;

XXIII –

Demonstrativos de custos;

XXIV –

Balanços;

XXV –

Resumos;

XXVI –

Relatórios/documentos do controle interno;

XXVII –

Prestação de contas;

XXVIII –

Documentos em geral emitidos por usuários externos;

XXIX –

Demonstrativos e relatórios dos recursos humanos;

XXX –

Requerimentos administrativos e de recursos humanos;

XXXI –

Outros documentos administrativos;

XXXII –

Demais matérias que vierem a tramitar no sistema eletrônico da Câmara do Município de Califórnia/PR em qualquer das áreas tratadas neste decreto.

Art. 9º.

Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta regulamentação e nas legislações específicas.

§ 1º

Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.

§ 2º

O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizado de acordo com o disposto nesta legislação, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

§ 3º

Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo serão autenticados por agente público mediante assinatura eletrônica efetivada por meio do Siafic, que conterá código de autenticação verificável e terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433/1968, e de regulamentação posterior.

Art. 10.

Todos os atos do Poder Legislativo na esfera administrativa que venha a tramitar sob a forma de processo eletrônico, nos termos deste Decreto, terão registro, visualização, tramitação e controle em meio eletrônico e serão assinados eletronicamente, contendo elementos que permitam identificar o usuário responsável pela prática.

Parágrafo único

O usuário é responsável pela exatidão das informações prestadas quando de seu credenciamento para utilização do sistema, assim como pela guarda, sigilo e utilização da assinatura eletrônica, respondendo administrativamente, civil e criminalmente pelo uso indevido.

Art. 11.

Compete ao usuário interno detentor de assinatura eletrônica:

I –

o sigilo de sua senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido, sujeitando o servidor à responsabilidade administrativa;

II –

alterar imediatamente a senha de acesso ao seu login em caso de suspeita de seu conhecimento por terceiro;

III –

a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico e os constantes nos documentos transmitidos, bem como seu nível de acesso;

IV –

a confecção dos documentos digitais e digitalizados em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

V –

compete ao usuário interno ou externo, requerente, interessado ou a quem o represente, a preservação dos documentos físicos originais que estejam em sua posse, cuja cópia digital tenha sido inserida no sistema de procedimento eletrônico, para que, caso solicitado, sejam apresentados ao órgão interessado para conferência de sua autenticidade;

VI –

a conferência do comprovante de cadastro de protocolo, assim como a consulta ao procedimento eletrônico, a fim de certificar se o protocolo foi cadastrado com sucesso, e a conferência dos documentos constantes dos autos do protocolo;

VII –

a apresentação de endereço eletrônico ou outro canal de comunicação apto a receber comunicações e respostas por parte da administração, bem como a manutenção destes canais até o encerramento do protocolo.

Parágrafo único

A prática de atos assinados eletronicamente importará aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e da responsabilidade pela utilização indevida da assinatura eletrônica, conforme legislação federal pertinente.

Art. 12.

Os documentos gerados no andamento dos processos eletrônicos, produzidos originalmente no formato eletrônico e assinado pelos agentes públicos competentes mediante assinatura eletrônica, não deverão ser impressos para arquivo físico, salvo em caso de necessidade devidamente justificada.

Art. 13.

O fluxo da produção dos documentos eletrônicos será o seguinte:

I –

elaboração e emissão de documentos em formato eletrônico pelo setor responsável;

II –

solicitação da assinatura eletrônica;

III –

trâmite eletrônico dos documentos registrados ao agente público autor do mesmo;

IV –

seleção e conferência dos documentos por parte do agente público competente que consta como autor e que assinará o documento;

V –

registro da assinatura eletrônica efetuada pelo agente público competente.

Parágrafo único

Caso o agente público constate a necessidade de complementação ou correção de alguma informação, ou produção de documento faltante, o processo de solicitação de assinatura poderá ser cancelado para alteração necessária e posterior retomada do fluxo necessário para finalização do processo.

Art. 14.

O uso inadequado da assinatura eletrônica fica sujeito a apuração de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Art. 15.

O armazenamento do processo/procedimento eletrônico, após seu arquivamento, será de inteira responsabilidade, do setor responsável onde o processo tramitou, o qual deverá promover seu armazenamento no servidor de dados utilizado pela Câmara do Município de Califórnia/PR, garantindo a integridade dos documentos, e a realização de backup.

Art. 16.

Deverá posteriormente, ser designado um agente público, com conhecimentos das funcionalidades do sistema de processos eletrônicos – Siafic, para atuar como Gestor/Gestores de Acesso.

§ 1º

Incumbe ao Gestor/Gestores de Acesso:

I –

o controle e autorização de acessos;

II –

a fiscalização quanto a utilização do sistema eletrônico por seus usuários;

III –

exercer a intermediação entre o órgão e o usuário externo, nos assuntos relacionados ao sistema eletrônico;

§ 2º

As necessidades relacionadas ao sistema devem ser enviadas ao Gestor/Gestores de Acesso, que, sendo o caso, as encaminhará à empresa responsável pelo sistema.

Art. 17.

Este Decreto entra em vigor na data da sua publicação.

Edifício da Câmara do Município de Califórnia, 05 de setembro de 2023.

CARLOS EDUARDO KRUPNISKI GASPARETTO

Presidente da Câmara

Decreto Legislativo nº 4, de 05 de setembro de 2023